Prozessoptimierung

Prozessoptimierung und Prozessanalyse

Neue prozessorientierte Ansätze sind im Kontext der weltweiten Vielschichtigkeit moderner Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit unerlässlich. Noch immer sind Unternehmen und Institutionen, die zumindest eine näherungsweise Integration in dieser Hinsicht erzielt haben, eine Seltenheit. Mithilfe von Prozessanalysen werden Fertigungs-, Vertriebs- und Logistikprozesse mittlerweile vorwiegend im Hinblick auf Kosten und Durchlaufzeiten optimal gestaltet. Dabei werden Gebiete, die weichere Key Performance Indicators (KPI) aufweisen, bei welchen der Faktor Mensch direkt involviert ist, nach wie vor kaum prozessorientiert abgebildet und sind nur selten Gegenstand von Prozessoptimierungen.

Zurückzuführen lässt sich dies nicht zuletzt darauf, dass derartige Prozessanalyse bezüglich der Wertschöpfungsprozesse infolge ihrer spezifischen Ausprägungen oft nicht angemessen mit den heute verfügbaren Software-Werkzeugen durchzuführen ist, und sich diese so nicht vollends untersuchen und optimieren lassen.

In der Modell- und Analysephase der Prozessanalyse lassen sich die erwähnten weichen Faktoren in statischen Modellen schwer ermitteln. Im Gegensatz zur Standardisierung der Tätigkeiten, die oft nicht sehr vielversprechend ist, da sich entsprechende Prozesse normalerweise nur selten wiederholen, erscheinen Verfahren, die das Selbstmanagement der Mitarbeiter verbessern erfolgsversprechender. Es wird eine Prozessumgebung geschaffen, in der die Prozessbeteiligen instinktiv richtig handeln (Nudge Management).

Prozessoptimierung

Eine strukturierte Herangehensweise an sämtliche operative Prozesse ist der Grundstein jeder Prozessanalyse, hinführend zur Prozessoptimierung. Zur Prozessoptimierung ist es von großer Wichtigkeit abteilungsübergreifende Prozessketten zu etablieren. Im ersten Schritt zur Prozessoptimierung erfolgt die Erhebung und Einstufung der vorliegenden Prozesse im Zuge der Prozessanalyse, z.B. mit Hilfe der Prozessmodellierung. Dazu werden geeignete Key Performance Indicators (KPIs) zur Bewertung der Qualität und Leistungsfähigkeit der zu beschreibenden Prozesse eingeführt. Im Rahmen der Prozessanalyse entsteht aufbauend auf der gewonnenen Prozessbeschreibung somit eine Prozesslandkarte des Unternehmens, welche als Referenzgrundlage für eine weitere Prozessoptimierung herangezogen werden kann. Auswirkungen kann diese Prozessoptimierung auf alle Bereiche des Unternehmens haben. Eine derartige Prozessanalyse, -bewertung und Einordnung wird vorzugsweise im Zusammenhang mit einem ganzheitlichen Konzept für die betrieblichen Prozesse sowie die personellen und materiellen Ressourcen vorgenommen. Die kontinuierliche Prozessoptimierung, die ausgehend von einer solchen Auswertung erfolgt, verfolgt das primäre Ziel, der kontinuierlichen Prozessverbesserung, wobei deren Ablauf nicht beeinträchtigt wird.

Ohne entsprechende Werkzeuge (Software) ist die Prozessoptimierung und -steuerung im Betrieb mittlerweile nicht mehr vorstellbar. Unternehmen können aus einem breiten Angebot von Paketen wählen, die individuell an die entsprechenden betrieblichen Anforderungen angepasst werden können. Im Rahmen der Prozessoptimierung werden damit vor allem die festgelegten Prozesse und deren Kennzahlen untersucht, bei denen eine Klassifizierung hinsichtlich des Mehrwerts für die betriebliche Wertschöpfung erfolgt. Die aus der Prozessanalyse resultierenden Informationen bilden die Grundlage für den Einsatz dieser Hilfsmittel. Diese werden dazu eingesetzt, die betrieblichen Mittel auf die Kernprozesse zu konzentrieren und damit die entsprechenden Kennzahlen zu definieren. Die gewonnenen Ergebnisse werden anschließend im Zuge von Simulationen auf deren Effektivität untersucht.

Prozessanalyse

Unter einer Prozessanalyse versteht man die gezielte Betrachtung von Prozessen und die Aufgliederung in ihre einzelnen Komponenten, mit dem Ziel, den Vorgang zu begreifen und Schwachpunkte und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Bei der Prozessanalyse wird zwischen verschiedenen Prozessarten unterschieden u. a. zwischen betriebswirtschaftlichen Prozessen und technischen Prozessen.

Die Prozessanalyse bildet die Grundlage einer Prozessoptimierung im Unternehmen. In wirtschaftlich geprägten Unternehmen trägt die Prozessoptimierung dazu bei, die Effizienz und Effektivität von existierenden Arbeits-, Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozessen kontinuierlich mithilfe von Prozessanalysen zu verbessern und die für diese Zwecke benötigten Ressourcen zu nutzen.

Betroffene Organisationen sind beispielsweise öffentliche Verwaltungen, soziale Institutionen oder andere Unternehmen. Prozessanalysen und anschließende Prozessoptimerungen dienen hierbei der Sicherung der Zielerreichung.

Galt die Prozessoptimierung in der Vergangenheit als Aufgabe des Qualitätsmanagements, so versteht sie sich mittlerweile als Teil eines umfassenden integrierten Prozessmanagements von Unternehmen und Institutionen.

Prozessanalysen und das Optimieren von Prozessen als Voraussetzung für eine effektive betriebswirtschaftliche Grundausrichtung sind aus jeder modernen Unternehmensführung nicht mehr wegzudenken, wenn es darum geht, im nationalen und internationalen Wettbewerb erfolgreich agieren zu können.